In de werkomgeving kunnen we helaas niet alles zelf bepalen. We zijn voor de gewenste resultaten afhankelijk van vele anderen; collega’s, leidinggevenden en externe partners. Deze afhankelijkheid is lastig: als een collega zijn afspraak niet nakomt kan het zijn dat uw project in het honderd loopt. U moet er dus bovenop zitten of er (bij minder tijd) maar op vertrouwen dat de ander doet wat hij beloofd heeft. Maar wat doet u als de ander toch zijn afspraak niet nakomt? Ontsteekt u dan in woede en wilt u niet meer met deze collega samenwerken? Wat kunt u het beste doen?

Prisoners Dilemma

Deze afhankelijkheid – en wat te doen bij een niet nagekomen afspraak – is goed te simuleren met het ‘prisoners dilemma’ uit de speltheorie:

Er is een ernstig misdrijf gepleegd. Twee gewapende mannen worden gepakt en het lijkt dat het de daders zijn, maar het bewijs ontbreekt. Ze worden apart in de cel gezet en kunnen niet met elkaar communiceren. De officier van justitie (openbaar aanklager) doet elke verdachte het volgende voorstel:

• Als jullie allebei blijven zwijgen, kan ik jullie niet veel maken. Je krijgt dan alleen een lichte straf wegens wapenbezit zonder vergunning.
• Als er een bekent, is de zaak rond. Degene die bekent zal ik vrijspreken omdat hij zo goed heeft meegewerkt. Degene die niet bekent kan minstens tien jaar gevangenisstraf verwachten.
• Als jullie allebei bekennen, krijgen jullie allebei vijf jaar.

De vraag is: wat kan een gevangene het beste doen (optimale strategie)? De kern van het dilemma is dat het voor beide verdachten samen beter is te zwijgen, maar elke verdachte denkt alleen aan zijn eigen voordeel. Ongeacht wat de ander doet, is het voor elke verdachte beter te bekennen. Immers, als de ander zou zwijgen heeft bekennen het grootste voordeel, en als de ander bekent, heeft wederom bekennen het grootste voordeel. In de onderstaande tabel kruipen we in de huid van een van de verdachten:

Het repeterende Prisoners dilemma

In de wereld van de speltheorieën is het prisoners dilemma een centraal thema. De vraag is wat je moet doen als je afhankelijk bent van de welwillendheid van een ander die in staat is om jouw positie te ondermijnen.

De bovenstaande vier mogelijkheden:

1. Als jij welwillend (positief, coöperatief) bent naar de ander maar de ander niet naar jou, dan lijd je schade.
2. Andersom ook: als de ander coöperatief is naar jou en jij haalt hem onderuit, dan lijdt hij schade.
3. Als jullie elkaar onderuit halen dan lijden jullie beide schade.
4. Alleen als jullie beide coöperatief blijven, dan gaan jullie er beide een beetje op vooruit.

Lees hier meer over de details van het prisoner’s dilemma. Als je niet eenmalig maar repeterend in zo’n afhankelijke positie zit, dan noemen we het een repeterend prisoners dilemma.

Samenwerken in teams

Deze situatie lijkt heel erg op het samenwerken in teams. Je zou bijvoorbeeld samen met een collega een plan uitwerken maar dat is door de drukte bij jullie beiden niet gelukt. Je was het ook wel een beetje vergeten. De consequentie is dat de voortgang van het project stagneert. De projectleider plant een gesprek met jullie beiden afzonderlijk. Hij is pissig omdat het al eens eerder is voorgekomen. Er kunnen nu vier dingen gebeuren:

1. Jij biedt de projectleider je excuses aan en vertelt dat je het in de drukte bent vergeten. In het andere gesprek zegt jouw collega dat hij het wel meermalen heeft geprobeerd maar dat jij steeds zei dat je geen tijd had. De projectleider krijgt het beeld dat jij het probleem bent en zou dit kunnen aankaarten bij jouw afdelingshoofd. De relatie met jouw collega krijgt een serieuze deuk.
2. Jij zegt dat jouw collega steeds geen tijd had en dat het niet aan jou lag. De collega is juist heel eerlijk geweest dat hij het was vergeten. De projectleider krijgt het beeld dat de collega het probleem is en zou dit kunnen aankaarten bij jullie afdelingshoofd. De relatie met jouw collega krijgt een serieuze deuk.
3. Als jullie beiden zeggen dat het aan de ander lag dan krijgt de projectleider een niet zo fraai beeld van jullie samenwerkingsvaardigheden. Hij kan dit aankaarten.
4. Als jullie – in jullie afzonderlijke gesprekken – eerlijk zeggen dat je het een beetje was vergeten en dat het niet zozeer aan de collega lag, dan krabt de projectleider achter zijn oor en zal misschien de volgende keer een extra controle inbouwen. De relatie met jouw collega blijft goed: de ander is kennelijk te vertrouwen.

Effectieve strategie

Het repeterende prisoners dilemma kan goed worden gesimuleerd met computers. In 1984 werd er een concours georganiseerd waarop computerexperts streden om de winnende strategie. De wiskundige, Anatol Rapoport heeft daar bewezen dat de strategie Tit-for-tat de meest effectieve strategie is bij deze spelsituatie. Deze strategie houdt in dat:

1. Altijd coöperatief handelen, behalve als je te grazen wordt genomen;
   1. Als je te grazen wordt genomen, direct terugslaan;
   1. Daarna vergeven en vergeten en direct terug naar coöperatief gedrag;

Toepassing

Als we deze strategie willen toepassen in de werkomgeving dan komen we op de volgende regels voor effectieve aansturing:

1. Altijd uitgaan van het goede in de mens, heldere afspraken maken vanuit het vertrouwen dat de collega doet wat hij zegt.
2. Als iemand zich duidelijk niet aan de afspraak houdt of jouw belangen opzichtig schaadt, geef je daar zo snel mogelijk feedback over. De kracht en uitwerking van de feedback moet zeker zo groot zijn als ‘de overtreding’. Dit betekent dat als iemand met een flauw excuus te laat komt in de teamvergadering, je ook direct in de teamvergadering daar iets van moet zeggen. De tik die je geeft moet proportioneel zijn.
3. Geen zwarte lijst in je hoofd opslaan, maar er vanuit gaan dat de collega te vertrouwen is en dat er gewoon afspraken mee gemaakt kunnen worden. Als een collega nogmaals een afspraak schendt, dan pakt u beide ‘overtredingen’ samen en maakt de feedback zwaarder.

Direct terug naar openheid

Hoe zorg je ervoor dat je niet blijft hangen in wrok?

Nabijheid is de kern: blijf in contact. Zorg dat je, als een conflict toeneemt, je niet van de ander af beweegt, maar juist ernaartoe. Blijf in gesprek en vraag door naar iemands motieven, achtergronden. Wees je bewust van de overtuigingen die je opbouwt over de ander. Bijvoorbeeld: “Dit is al de 2^e keer dat hij me zoiets flikt. Hij is eigenlijk xxx onbetrouwbaar.”