In dit artikel lees je over de mogelijkheden die je hebt als je niet degene bent die het kader zet aan het begin van een meeting maar er wel op wilt sturen.

Bespreking zonder kader

Het komt helaas veel voor: bijeenkomsten die starten zonder kader vooraf. Het is zelfs gebruikelijk dat er vergaderd wordt zonder dat er rapport gemaakt wordt en zonder dat er aandacht is voor verstoringen. Maar goed, het resultaat is er dan ook vaak naar. Het agendapunt dat voorligt kan, en wordt vaak, gebruikt om allerlei meningen te verkondigen en stokpaardjes te berijden. Het leidt tot herhalingen, irritaties en vergaderingen die uitlopen. Of onduidelijke uitkomsten en afspraken.

Als iedereen zou leren om een helder kader te zetten, zou de werkende wereld veel tijd overhouden. Maar omdat we niet iedereen op training kunnen sturen, is het goed om te weten wat je kunt doen als je in een ‘kaderloze’ meeting terechtkomt.

Kaderende vragen

Alles wat je zelf zou zeggen in het kader – als jij voorzitter zou zijn – kun je ook tijdens de vergadering inbrengen. Je kunt verrast worden door een voorzitter die plompverloren de inhoud induikt, maar je kunt er altijd op terugkomen. Het soepelste doe je dat door vragen te stellen. Om dit duidelijk te maken heb ik de illustratie van het kader hier rechts afgebeeld en geef ik een serie vragen die je kunt stellen:

Rapport alsnog maken:

• Wil er nog iemand een kopje koffie voordat we beginnen?
• Waar zijn jullie nog even snel mee bezig op je mobiel?
• Wat fijn dat je er ook nog bij kunt zijn, waar kom je net vandaan?
• Voordat we nu de inhoud induiken, is iedereen er al helemaal bij?

Doel:

• Wat willen we in deze bespreking bereiken?
• Als we naar het komende uur kijken, welke stappen willen we dan zetten?

Procedure:

• Ik stel voor om eerst een rondje te maken om te horen wat iedereen er van vind. Wat vind jij ervan, Patrick?
• Zullen we dit eerst even in kleine groepjes bespreken en dan daarna plenair terugkoppelen?
• Wat vinden jullie ervan om eerst te brainstormen over de mogelijke oorzaken van ons probleem? Zullen we dat met geeltjes doen?

Proces:

• Wat vinden jullie ervan als we proberen elkaar te laten uitpraten zodat er meer rust in ons gesprek komt?
• Zullen we eerst doorvragen en samenvatten voordat we onze eigen mening geven?
• Ik zou het wel fijn vinden als we ons deze keer echt uitspreken en zeggen wat we vinden. Hoe krijgen we dat voor elkaar?

Rollen:

• Wie wil dit even op de flipover bijhouden? En wie neemt het op zich om samen te vatten en de afspraken te notuleren?
• Wil er iemand opletten dat er niet door elkaar gepraat wordt? Dat diegene de rol krijgt om dat even in te grijpen?
• Ik zou het fijn vinden als het duidelijk is wat de inbreng van de HR-medewerkers is die nu zijn uitgenodigd. Wat is jullie rol en doen jullie ook mee in het maken van een besluit over dit punt?

Veiligheid:

• Wat gebeurt er met de dingen die hier gezegd worden en hoe zorgen we ervoor dat we ons vrij voelen om te zeggen wat we op onze lever hebben?
• Kunnen we de volgende keer nog terugkomen op de dingen die we nu zeggen? Hoe gaan we om met de meningen van onze achterban?

Noodknop:

• Wil je tussendoor vragen of achteraf?
• Is het oké om af te spreken dat we ons uitspreken als we ergens echt bezwaar tegen hebben? Dat als we niets zeggen, we ermee kunnen leven en het zonder gemor gaan uitvoeren?

Vooruitblik

• Als we straks de zaal verlaten, wat hebben we dan bereikt?
• Zijn we over een uur door deze materie heen en kunnen we dan door met de implementatie?

Check

• Is iedereen het ermee eens dat we het dus niet over XYZ gaan hebben?

Omgaan met macht

Als je de bovenstaande vragen doorleest, kun je je waarschijnlijk situaties voorstellen waarin je hiermee moet oppassen. Dat is vooral met voorzitters en leidinggevenden die het niet prettig vinden om en plein public bijgestuurd te worden. Ik denk dat het goed is om veel met vragen te werken. Als de voorzitter gevoelig is voor macht, dan richt je je vragen op een vriendelijke manier aan hem of haar. Je verpakt het dan als: “Zou het misschien een goed idee zijn om…?” Als het niet zo gevoelig ligt, kun je de kadervragen gewoon aan de groep stellen.

Als je een goed lijntje hebt met de voorzitter kun je vooraf ook dingen afspreken over het kader. Je helpt mee om de kaderende kwaliteiten van de voorzitter te verbeteren of om de vergadering beter te laten lopen. Je kunt ook afspreken dat jij nog mag aanvullen als de voorzitter iets vergeet.